Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

Операции по движению материальных ценностей все юридиче-
ские лица независимо от формы собственности должны оформлять
унифицированными первичными документами по учету материа-
лов, разработанными Госкомстатом России. Первичные документы
на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформ-
лены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумеро-
ваны.
Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефи-
цитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов
устанавливаются руководителем организации по представлению
начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
Перечислим документы по учету материально-производственных
запасов.
• Доверенность (ф. No М-2 и No М-2а) — применяется для
оформления права должностного лица выступать в качестве
доверенного лица организации при получении материальных
ценностей от поставщика. Доверенность составляется в од-
ном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под
расписку получателю. Срок действия доверенностей, как
правило, не может превышать 15 дней; в исключительных
случаях она может выдаваться на календарный месяц.
• Приходный ордер (ф. No М-4) — используется для учета ма-
териалов, поступающих от поставщиков или из переработки.
Приходный ордер составляется в одном экземпляре матери-
ально ответственным лицом в день поступления ценностей
на склад. Он выписывается на фактически принятое количе-
ство ценностей. Бланки приходных ордеров вручаются мате-
риально ответственным лицам в заранее пронумерованном
виде.
• Акт о приемке материалов (ф. No М-7) — применяется для
оформления приемки материальных ценностей в тех случа-
ях, когда имеются количественные и качественные расхож-
дения с данными сопроводительных документов поставщи-
ка, а также при приемке запасов, поступивших без докумен-
тов (при неотфактурованных поставках). Акт является юри-
дическим основанием для предъявления претензии постав-
щику; он составляется в двух экземплярах членами прие-
мочной комиссии с обязательным участием материально от-
ветственного лица и представителя поставщика или предста-
вителя незаинтересованной организации. Утверждается акт
руководителем организации или другим уполномоченным
лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными
документами передается в бухгалтерию для учета движения
материальных ценностей, другой — в отдел снабжения или
бухгалтерию для направления претензионного письма по-
ставщику.
•   Лимитно-заборная карта (ф No М-8) — нужна для учета от-
пуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрика-
тов и т.п. в производственные подразделения организации в
пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяет-
ся на основе существующих нормативов расчетным путем,
исходя из объемов производственных заданий цехов с уче-
том переходящих остатков запасов на начало отчетного пе-
риода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экзем-
плярах сроком на один месяц, а при небольших объемах — на
квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается
структурному подразделению — потребителю материалов,
другой — складу.
Материалы отпускаются в производство складом только
при предъявлении представителем структурного подразделе-
ния своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик
отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущен-
ных материалов, после чего выводит остаток лимита мате-
риала. В лимитно-заборной карте структурного подразделе-
ния расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте
склада — представитель структурного подразделения. Ли-
митно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после ис-
пользования лимита.
• Требование-накладная (ф. No М-11) — применяется для учета
движения материальных ценностей внутри организации, их
отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при
продаже запасов.
Накладная составляется в двух экземплярах материально ответ-
ственными лицами склада или цеха, сдающего ценности. Первый
экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом),
второй — для оприходования ценностей принимающей стороной
(складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада мо-
жет производиться только с разрешения руководителя или главного
инженера и оформляется требованием-накладной (ф. No М-11).
Замена одних видов материалов другими, сходными по своим
свойствам, также допускается только с разрешения руководителя и
оформляется требованием-накладной указанной формы. Этот доку-
мент вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала
передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с уче-
том выдачи материалов-заменителей.
• Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. No М-15) —
используется для учета отпуска материальных ценностей
сторонним организациям на основании договоров и других
документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по
предъявлении получателем доверенности на получение цен-
ностей, заполненной в установленном порядке. Первый эк-
земпляр передается на склад в качестве основания для от-
пуска материалов, второй — получателю.
При отпуске материалов самовывозом или выносом кладовщик
передает в бухгалтерию накладную, подписанную получателем, для
выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпуска-
лись с последующей оплатой.
• Карточка учета материалов (ф. No М-17) — служит для учета
движения материалов на складе по каждому сорту, виду,
размеру. Карточки являются документом строгой отчетности
и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответ-
ственное лицо (кладовщик, заведующий складом) произво-
дит записи в карточках на основе первичных приходно-
расходных документов в день совершения операции в нату-
ральном выражении.
• Акт об оприходовании материальных ценностей, полу-
ченных при разборке и демонтаже зданий и сооружений
(ф. No М-35) — применяется для учета материальных ценно-
стей, полученных в процессе ликвидации основных средств,
пригодных для использования при производстве работ в са-
мой организации. На стоимость таких ценностей уменьша-
ется убыток от ликвидации соответствующих объектов.